Técnicas de recolección de datos

Técnicas de recolección de datos y administración base de datos

La big data y la información son el mayor activo de una compañía.

A nivel empresarial, los datos juegan un papel muy importante, toda empresa sin importar si es pequeña o grande debe contar con una base de datos y debe saber cómo gestionarla.

Importancia de una base de datos

Una base de datos es crucial porque es una oportunidad para vender, de modo que se tienen datos de contacto, permitiendo un acercamiento a clientes potenciales, una interacción con ellos y un descubrimiento de su comportamiento.

Si una base de datos se gestiona correctamente, esta organización traerá grandes ventajas a la empresa, ayudando a aumentar la eficacia y la agilidad, también a simplificar procesos, mejorar la seguridad del almacenamiento de datos y maximizar la productividad.

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Además, como bien sabemos, la información es poder, por lo que mayor cantidad de datos recolectados hace que la empresa sea más competitiva.

Administración base de datos

Muchas empresas al entender esta necesidad, empiezan a construir su base de datos y a intentar gestionarlas, por lo que delegan a una persona o destinan un área para ello con personas expertas en el tema, sin embargo, otra gran parte de empresas prefieren contratar a una empresa externa especializada en la administración de base de datos para que se encargue.

Para administrar una base de datos se debe implementar una estrategia CRM.

Estrategia CRM (Customer Relationship Management) paso a paso:

  1. Recolectar información sobre posibles clientes, siendo este el centro de toda estrategia CRM para gestionar la relación con base en los datos.
  2. Segmentar la información recopilada por perfiles y demás aspectos que la empresa considere relevante.
  3. Establecer objetivos claros para construir la estrategia.
  4. Realizar un flujo comercial para los diferentes canales de comunicación (mailing, redes sociales, WhatsApp, llamadas…), asegurándonos que las acciones propuestas cumplan con los objetivos que se quieren alcanzar.
  5. Construir una comunicación comercial para cada grupo segmentado de la base de datos.
  6. Crear un proceso de ventas, donde se asignen roles para comunicarse con los clientes o mensajes automatizados para no cortar la línea de comunicación.
  7. Establecer presupuesto y construir campañas publicitarias, lo ideal es personalizar la comunicación.
  8. Ejecutar la estrategia, lo ideal es hacerlo a través de la implementación de un software que permita la automatización de procesos, como por ejemplo lo es Salesforce CRM.
  9. Llevar un registro minucioso de cada acción ejecutada y de la información recibida.
  10. Analizar las acciones y los resultados obtenidos para que de esta forma se replantee o se potencialice la estrategia inicial.

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Técnicas de recolección de datos

Cómo ya lo hemos mencionado, los datos son el activo más valioso de una empresa, pero muchas no tienen una base de datos, las siguientes técnicas son ideales para empezar la recolección de datos y ejecutar una estrategia CRM.

1. Método de observación

Existen dos tipos de observación: Observación participativa y no participativa.

La observación participativa:

Hace del observador una persona que interactúa con el público objetivo.

Observación no participativa:

Se basa en observar sin intervenir ni interactuar con las personas.

Lo ideal es registrar el método investigativo.

De forma estructurada:

Donde se tiene un formato previo y se van llenando los campos de acuerdo a lo observado.

De forma no estructurada:

Sin perder el orden, se registran datos que se van descubriendo.

Esta técnica de recolección de datos es una de las más usadas para recopilar información sobre comportamientos, motivaciones y aspiraciones del buyer persona. Sin embargo, es un método un poco superficial si lo que se pretende es obtener datos concretos como el nombre, el email (correo electrónico), el número de celular y demás datos de contacto, claro está que si se emplea la observación participativa se puede obtener estos datos, sin que se convierta en una entrevista o en una encuesta.

Este método de observación también se puede hacer de forma online o digital, donde se hace uso de herramientas que ya cuentan con datos segmentados por geografía, comportamientos, motivaciones y demás, como lo es Google Trends o informes de estudios de mercado que ya han realizado empresas que se dedican a recolectar datos y analizarlos, asegúrate de que sea una fuente confiable.

2. Formularios, cuestionarios y encuestas

Para construir un formulario, cuestionario o encuesta se debe tener claro los objetivos de la investigación y concretar los resultados que se quieren obtener.

Existen dos tipos de cuestionarios, formularios o encuestas:

Preguntas abiertas:

Campos en blanco con una pregunta abierta, donde lo que se pretende es conocer a profundidad la perspectiva de la persona sobre un tema en específico, de esta manera se obtiene información más detallada sobre su punto de vista y su opinión personal.

Preguntas cerradas:

Este tipo de preguntas tienen respuestas específicas para elegir, por ejemplo la opción múltiple, verdadero o falso y otras similares. Este tipo de preguntas son ideales para obtener una gran cantidad de información, permiten ser analizadas más fácilmente y estructurar las respuestas en gráficas.

Esta técnica la puedes aplicar por diferentes canales de comunicación, como por ejemplo con formularios en línea creados en Facebook, añadiéndolas al sitio web o enviándolas por redes sociales.

3. Focus Group

Esta técnica busca recolectar datos a nivel psicográfico (intereses, rasgos de personalidad, comportamientos, motivaciones…) y la relación con sus datos demográficos (sexo, edad, género…) del público objetivo.

El focus group consiste en realizar una reunión donde las personas pueden opinar sobre un tema en específico, permitiendo conocer sus perspectivas y descubriendo sus comportamientos.

Para hacer de esta técnica algo exitoso, se debe despertar en el grupo un ambiente de confianza y donde no se sientan observados, por lo que por supuesto se debe usar cámaras y micrófonos para registrar el momento, pero sin que a los participantes les incomode.

Por supuesto, los participantes deben tener claro de que están siendo grabados y monitoreados, pero deben sentirse en un nivel de comodidad donde olviden de que existan estos elementos que los están registrando.

Y así mismo, en un Focus Groups debe existir un moderador experto en esta técnica, quien será la persona que dirija y de orden a la reunión.

Hoy en día, esta técnica se puede desarrollar de forma presencial o virtual, en el caso de que se haga en línea, nos podemos apoyar en herramientas digitales que permitan obtener un registro de la reunión, como lo son Zoom, Meet, Chatbots o pizarras en línea de Google, no olvides grabar.

4. Entrevistas

Este tipo de recolección de datos se obtiene a través de preguntas verbales para obtener respuestas sobre un tema específico, este se puede realizar de manera presencial, por teléfono o virtual, lo importante es que la entrevista tenga un orden para que no se desvíe la conversación y se reúna la información suficiente sobre el tema.

Las preguntas empleadas pueden ser cerradas donde la respuesta es limitada a una palabra o una frase corta, o puede ser abierta donde se pida la opinión sobre el tema.

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